직무분석이란 무엇인가, 채용·평가·교육이 따로 노는 이유, 그 답은 여기 있습니다

핵심 요약 하나, 직무분석이란 회사를 구성하는 각 직무의 SME(직무 최고 전문가)로부터 성과에 영향을 미치는 요소(성과영향요소)를 도출해 체계적으로 정리하는 과정입니다. 둘, 성과영향요소는 직무역할(미션)·핵심 성과목표·CSF(핵심성공요인)·성과행동(성과활동,이니셔티브)·직무역량·직무자격·KPI로 구성되며, 도미노처럼 순차적으로 연결됩니다. 셋, 이 요소들을 정리한 직무기술서(직무명세서)가 채용·평가·교육 등 인사관리 전체의 공통 기준이 됩니다.

"채용은 면접관의 감으로, 평가는 애매한 기준으로, 교육은 그해 유행하는 과정으로." 혹시 여러분들 회사의 인사제도를 이렇게 설명해도 크게 틀리지 않으신가요?

저는 지금까지 수많은 기업의 HR컨설팅을 진행하고 인사·교육·성과관리 담당자분들을 대상으로 강의를 진행하면서 항상 같은 질문을 드립니다. "회사에 직무기술서를 보유하고 계신 분, 손 들어 주세요." 그러면 6~70퍼센트 정도가 손을 드십니다. 그런데 이어서 "그 직무기술서가 잘 활용되고 있다고 생각하시는 분"을 여쭤보면, 손을 드는 분은 10퍼센트가 채 되지 않습니다. 만들기는 했는데 쓰지는 못하고 있다는 뜻이죠.

여러분들도 한 번쯤 이런 의문을 가져 보신 적 있으시죠? "채용, 평가, 교육을 하나로 묶어 줄 공통 기준이 있어야 하는 것 아닌가"라는 의문 말입니다. 그것이 바로 직무분석과 그 결과물인 직무기술서입니다.

도대체 왜 만들어 놓은 직무기술서가 활용되지 못하는 걸까요? 답은 직무분석을 SME(직무전문가) 혼자, 또는 인사담당자 혼자 진행했기 때문입니다. 오늘은 직무분석이 정확히 무엇인지, 어떤 결과물을 남기는지, 그리고 그 결과물이 인사관리 전체에 어떻게 쓰이는지 하나의 그림으로 정리해 드리겠습니다.

1. 직무분석이란 정확히 무엇일까요?

’체계적 직무분석 방법론(2017,플랜비디자인)’에서 내린 정의는 이렇습니다. 직무분석이란 "회사를 구성하는 각 직무의 SME로부터 해당 직무의 성과에 영향을 미치는 요소들을 도출하여 그 결과를 체계적으로 정리하는 과정".

예를 들어 설명드리겠습니다. 투수라는 직무의 SME인 어느 특급 투수가 좋은 성과(탈삼진, 승수)를 만들어내는 데 영향을 미치는 요인들, 그러니까 적합한 몸, 멘탈, 변화구, 구위 같은 요소와 이를 확보하기 위한 활동계획을 도출해 문서로 정리한다면, 그것이 바로 투수라는 직무에 대한 직무분석이 되는 것이죠. 그리고 그 특급 투수를 대상으로 분석한 결과를 일반 투수들에게 적용하면 일반 투수들도 특급 투수에 가까워질 가능성이 높아지겠죠.

다만 인사관리 현장의 직무분석은 이 투수처럼 혼자 할 수 없습니다. 무언가를 목적에 맞게 분석하려면 분석 대상 자체에 대한 지식과, 그 분석의 목적에 대한 지식이 모두 필요하기 때문인데요. 직무 자체를 가장 잘 아는 사람은 SME(직무전문가)이지만, 채용·평가·교육 같은 인사관리의 목적을 가장 잘 아는 사람은 인사담당자입니다. 그래서 직무분석은 반드시 SME와 인사담당자가 함께 진행해야 하는 것이죠. SME에게 양식만 던져 주고 알아서 채워 오라고 하는 회사의 직무기술서가 활용되지 못하는 이유가 바로 여기에 있습니다.

2. 직무분석을 하면 어떤 결과물이 만들어질까요?

직무분석을 통해 도출해야 하는 결과물을 저는 성과영향요소라고 부릅니다. 직무역할(미션), 성과목표, CSF, 성과행동, 직무역량, 직무자격, 그리고 KPI가 여기 속합니다.

이 요소들은 각각 따로 노는 개념이 아니라, 도미노처럼 순차적으로 연결되어 있습니다. 직무수행자가 성과목표를 달성하려면 반드시 CSF를 확보해야 하고, CSF는 성과행동 상의 행동을 잘 해야만 확보되며, 그 행동은 직무역량을 갖췄을 때에만 잘 해낼 수 있습니다. 직무역량이라는 도미노가 넘어가지 않으면 성과행동도, CSF도, 결국 성과목표도 넘어가지 않는 것이죠.

이 성과영향요소들을 체계적으로 정리한 문서가 바로 직무기술서(직무명세서)입니다.

3. 직무기술서와 직무명세서, 뭐가 다를까요?

직무기술서는 그 직무담당자가 수행하는 일을 그대로 기술해 놓은 문서입니다. 예를 들어 인사담당자의 직무기술서에는 "직원 채용, 정기평가 실시, 보상기준 수립, 급여 지급" 같은 내용이 나열됩니다.

반면 직무명세서에는 인사관리의 각종 기준, 즉 성과목표(KPI), 성과행동, 직무역량, 직무자격 같은 성과영향요소가 기록됩니다. 사실 인사관리에 더 중요한 문서는 직무기술서가 아니라 직무명세서인데요. 그래서 최근에는 이 둘을 따로 만들지 않고 하나로 통합해서 만들고, 통합된 문서를 그냥 직무기술서라고 부르는 추세입니다.

4. 이 결과물, 인사관리에 어떻게 쓰일까요?

직무기술서 한 장이 실제로 연결되는 인사관리 영역은 다양합니다.

MBO 운영 및 평가 기준에서는 업적평가와 역량평가 기준으로 쓰입니다. 채용·배치·승진에서는 채용공고문, 서류·면접전형 기준으로 쓰입니다. 교육에서는 직무에 적합한 교육 내용과 방법을 찾고, 학습목표와 교육평가 기준을 세우는 데 쓰입니다. 관리자의 리더십 도구로도 쓰이는데, 팀원을 무엇을 기준으로 지도하고 코칭할지가 여기서 나옵니다. 그 밖에 TF 구성 시 적합 인원 선정, 직무적합성 평가, 사업계획 수립의 틀, 업무 구조조정에도 활용됩니다.

5. 실제로 어떤 순서로 진행하나요?

직무분석은 네 단계로 진행합니다.

1단계, 직무분류입니다. 우리 회사가 어떤 직무들로 구성되어 있는지부터 파악합니다.

2단계, SME 선정입니다. 직무별로 최소 1명, 그 직무에서 가장 많은 지식을 가지고 가장 좋은 성과를 내는 사람을 선발합니다.

3단계, 성과영향요소 도출입니다. 설문법, 인터뷰법, 워크샵법 또는 이를 혼합한 방법으로 SME와 인사담당자가 함께 직무역할부터 KPI까지 도출합니다.

4단계, 직무기술서(명세서) 작성입니다.

6. 직무분석, 왜 지금 더 중요해졌을까요?

앞서 말씀드린 대로, 제가 현장에서 확인한 수치만 보아도 직무기술서를 보유한 회사는 6~70퍼센트에 이르지만, 그것이 잘 활용되고 있다고 답하는 비율은 10퍼센트에 못 미칩니다.

이 격차와 비슷한 흐름은 해외 조사에서도 확인됩니다. 갤럽(Gallup)이 발표한 조사에 따르면, 2024년 기준 자신에게 기대되는 역할을 명확히 알고 있다고 강하게 동의한 미국 직원의 비율은 46퍼센트로, 2020년의 56퍼센트보다 낮아졌습니다. 문서는 있는데 역할은 불명확한 상태, 바로 직무분석 없이 직무기술서만 만들었을 때 벌어지는 일입니다.

자신의 역할을 정확히 알아야 내가 현재 하고 있는 이일을 왜 하는지, 내가 해야할 일은 무엇인지 등을 판단할 수 있는데 역할조차 모르면 ‘단지 시키는 일만 하는 사람’이 됩니다. 요즘은 AI도 시키지 않은 일들을 스스로 알아서 찾아 실해하는데 단지 시키면 시키는 대로만 일하는 사람들은 더이상 필요가 없어지겠죠.

7. 마무리하며

정리해 드리면, 직무분석은 SME와 인사담당자가 함께 성과영향요소(직무역할, 성과목표, CSF, 성과행동, 직무역량, 직무자격, KPI)를 도출하는 과정이고, 그 결과물이 직무기술서(직무명세서)입니다. 그리고 이 문서가 MBO·평가, 채용·배치·승진, 교육, 리더십, 조직관리까지 인사관리 전체를 하나의 기준으로 연결합니다.

자, 그럼 이번 주에 딱 하나만 확인해 보시기 바랍니다. 여러분들 조직에서 가장 중요한 직무 하나를 골라, 그 직무의 직무기술서에 성과영향요소 일곱 가지 중 몇 가지가 실제로 담겨 있는지 확인해 보세요. 과업 나열에 그치고 있다면, 그것이 바로 직무분석을 다시 시작해야 한다는 신호입니다.

자주 묻는 질문

직무분석과 직무평가는 어떻게 다른가요? 직무분석은 직무가 실제로 어떤 성과를, 어떤 요소로 만들어내는지를 정리하는 작업입니다. 직무평가는 그렇게 정리된 여러 직무를 서로 비교해 상대적 가치나 등급을 매기는 별도의 작업으로, 직무분석의 결과물을 입력값으로 사용합니다.

직무기술서와 직무명세서는 같은 문서인가요? 전통적으로 직무기술서는 수행하는 일을 나열한 문서, 직무명세서는 성과목표·CSF·성과행동·직무역량·직무자격 같은 관리 기준을 담은 문서로 구분했습니다. 다만 최근에는 실무상 중요도가 더 높은 직무명세서의 내용을 직무기술서에 통합해서 관리하는 경우가 많고, 통합 문서를 그냥 직무기술서라고 부릅니다.

직무분석은 얼마나 자주 갱신해야 하나요? 연 1회 정기 현행화를 권장합니다. 다만 조직 개편, 신규 사업 진출, AI 도입처럼 과업 구조 자체가 바뀌는 사건이 있었다면 그 즉시 해당 직무의 직무분석을 다시 진행해야 합니다.

직무분석을 시작하려면 무엇부터 해야 하나요? 전사를 한 번에 진행하려 하지 마시고, 1단계인 직무분류부터, 즉 우리 회사가 어떤 직무들로 구성되어 있는지 파악하는 작업부터 시작하시기 바랍니다. 그다음 인사관리 이슈가 가장 큰 직무 하나를 골라 SME를 선정하고 성과영향요소를 도출해 보시기 바랍니다.